Zgodnie z uchwałami Rady Miasta, kandydatów mogą zgłaszać: prezydent, radni, kluby radnych, stowarzyszenia, związki oraz inne organizacje.

W załączniku dostępne są uchwały dotyczące wręczania tych odznaczeń oraz stosowne wnioski. 

Zgłoszenia należy przesyłać do przewodniczącego Rady Miasta Kalisza w wersji papierowej na adres: Kancelaria Rady Miasta, Villa Calisia, Al. Wolności 4 lub w wersji elektronicznej na adres: krm@um.kalisz.pl.
Po zakończeniu procedury opiniowania, Rada Miasta zdecyduje o wyborze osób, które zostaną uhonorowane najwyższymi miejskimi odznaczeniami.
Uroczyste wręczenie nagród odbędzie się 6 czerwca 2025 roku podczas Sesji z okazji Święta Miasta.